Cómo calcular el consumo mensual de una institución y evitar el desabasto
Por Acopio · Publicado el 08/11/2026
Respuesta corta: el consumo mensual se mide, no se adivina. Toma un periodo conocido y calcula consumo = inventario inicial + entradas − inventario final. Divídelo entre los días que operaste para obtener el consumo diario y multiplícalo por los días que operas al mes. Para no quedarte sin material, haz el pedido cuando el inventario llegue al punto de reorden: consumo diario × días de entrega + reserva de seguridad.
Paso 1. Mide en la unidad correcta, no en cajas
Una «caja» no es una unidad de consumo: cada fabricante mete cantidades distintas. Convierte todo a la unidad en que se gasta.
| Producto | Presentación | Contenido total |
|---|---|---|
| Papel Higiénico Jumbo Plus 250 m | 12 rollos de 250 m | 3,000 m por bolsa |
| Papel Higiénico Jumbo Plus 500 m | 6 rollos de 500 m | 3,000 m por bolsa |
| Papel higiénico LUH3600 | 6 rollos de 360 m | 2,160 m por caja |
| Papel higiénico AD200-15 | 16 rollos de 560 hojas | 8,960 hojas por caja |
Para otros insumos usa la misma lógica: el jabón en litros, las bolsas en piezas y el desinfectante en litros de producto concentrado.
Paso 2. Mide un periodo real
Elige un periodo normal (sin vacaciones ni eventos especiales) de al menos dos o tres semanas. Necesitas tres datos:
- Inventario inicial: lo que hay en almacén el primer día.
- Entradas: todo lo que llegó durante el periodo.
- Inventario final: lo que queda el último día.
Si los sanitarios tienen rollos a medio usar, cuéntalos igual al inicio y al final, o no los cuentes nunca. Lo importante es medir siempre igual.
Paso 3. Ejemplo completo con supuestos declarados
Todos los números de este ejemplo son supuestos para mostrar el cálculo. Sustitúyelos por los tuyos.
| Dato | Valor del ejemplo | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
| Inventario inicial | 10 bolsas = 30,000 m | Supuesto (bolsas de 3,000 m) |
| Entradas | 4 bolsas = 12,000 m | Supuesto |
| Inventario final | 7 bolsas = 21,000 m | Supuesto |
| Consumo del periodo | 21,000 m | 30,000 + 12,000 − 21,000 |
| Días hábiles medidos | 21 | Supuesto |
| Consumo diario | 1,000 m | 21,000 ÷ 21 |
| Días de operación al mes | 22 | Supuesto (oficina de lunes a viernes) |
| Consumo mensual | 22,000 m | 1,000 × 22 |
| En bolsas de 3,000 m | 7.3 → 8 bolsas | 22,000 ÷ 3,000, redondeado hacia arriba |
| En cajas de 2,160 m | 10.2 → 11 cajas | 22,000 ÷ 2,160, redondeado hacia arriba |
Ojo con los días de operación: una escuela no trabaja los mismos días que un hospital, que opera todos los días. Usa los días reales de tu institución.
Paso 4. Punto de reorden y reserva de seguridad
El desabasto casi nunca pasa por pedir poco, sino por pedir tarde. Dos fórmulas lo resuelven:
Reserva de seguridad = consumo diario × días de margen
Punto de reorden = consumo diario × días de entrega + reserva de seguridad
Con el mismo ejemplo:
| Dato | Valor | Cálculo |
|---|---|---|
| Días de entrega del proveedor | 3 días hábiles | Supuesto: pregúntale a tu proveedor |
| Días de margen | 5 días | Supuesto: lo decides tú según el riesgo |
| Reserva de seguridad | 5,000 m | 1,000 × 5 |
| Punto de reorden | 8,000 m | 1,000 × 3 + 5,000 |
| En bolsas de 3,000 m | 2.7 → 3 bolsas | Cuando te queden 3 bolsas, pide |
Si el proveedor tarda más en temporada alta, sube los días de entrega en la fórmula, no la reserva.
Paso 5. Revisa que quepa en tu almacén
El inventario máximo es el punto de reorden más el pedido. En el ejemplo: 3 bolsas + 8 bolsas = 11 bolsas en el peor día. Con las medidas de las fichas puedes saber cuánto espacio ocupa cada presentación:
| Presentación | Medidas | Volumen aproximado | Contenido |
|---|---|---|---|
| Jumbo Plus 250 m | 41.8 × 42.0 × 27.1 cm | 0.048 m³ | 3,000 m |
| Jumbo Plus 500 m | 59.6 × 29.7 × 27.1 cm | 0.048 m³ | 3,000 m |
| LUH3600 | 59 × 30 × 27.3 cm, 5.3 kg | 0.048 m³ | 2,160 m |
| AD200-15 | 65 × 33 × 22.8 cm, 7.14 kg | 0.049 m³ | 8,960 hojas |
Las cuatro ocupan un volumen parecido, pero no traen lo mismo: por eso conviene comparar metros por caja, no cajas.
Errores que causan desabasto
- Contar cajas en lugar de metros o litros. Si cambias de presentación, tu cálculo deja de servir.
- Medir en una semana atípica, como la de un evento o un periodo vacacional.
- No registrar las salidas del almacén. Sin registro, sólo sabes que se acabó cuando ya se acabó.
- Olvidar el tiempo de entrega. Pedir cuando queda «poco» casi siempre es pedir tarde.
- No volver a medir. Cambia el personal, la ocupación o el dispensador, y cambia el consumo. Repite la medición cada trimestre o cuando algo cambie.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo recalcular el consumo? Cuando cambie algo que lo afecte: número de personas, horario, tipo de dispensador o presentación del producto. Si nada cambia, una revisión por trimestre es una buena práctica de control.
¿Qué hago si no tengo registro de entradas? Empieza hoy: cuenta el inventario, guarda las remisiones de lo que llegue y vuelve a contar en dos o tres semanas. Con eso ya tienes tu primer dato.
¿Cuánta reserva de seguridad debo tener? Depende de cuánto te cuesta quedarte sin material y de qué tan confiable es tu proveedor. La fórmula te deja expresarla en días de consumo y ajustarla con tu experiencia.
Fuentes: fichas comerciales Greymoon LUH3600 y AD200-15; descripciones de catálogo de Elite Jumbo Plus 250 m y 500 m. Los volúmenes son cálculo propio a partir de las medidas publicadas. Los inventarios, días y tiempos de entrega del ejemplo son supuestos, no mediciones.